ทำความรู้จักกับ Google Docs ตอนที่ 2

ก.พ./09

ทำความรู้จักกับ Google Docs ตอนที่ 2

ตอนที่แล้วได้นำเสนอเกี่ยวกับการสร้างเอกสารใหม่ ในตอนนี้จะนำเสนอเกี่ยวกับวิธีการ Share เอกสารใ้ห้กับเพื่อนหรือบุคคลอื่นที่เราต้องการให้เข้ามาสามารถจัดการกับเอกสาร หรือสามารถกำหนดสิทธิ์ให้สามารถรับชมได้แค่นั้น

โดยคนที่จะเข้ามาจัดการเอกสาร ไม่จำเป็นต้องใช้ account gmail สามารถใช้ hotmail หรือ yahoo ก็สามารถเข้ามาใช้งานได้ แต่ต้องมีขั้นตอนและวิธีการนิดหน่อย เรามาเริ่มกันเลยดีกว่า…

แต่บอกไว้นิดนึงว่าแบ่งเป็นส่วนของคนเชิญ กับคนที่ถูกเิชิญ

คนเชิญ

1. เราต้องทำการ login เข้าสู่ระบบให้เรียบร้อยเสียก่อน

2. เมื่อเข้ามาแล้ว ให้สังเกตที่แท๊ป Folders / Sharing จะมีคำว่า me หมายถึงตอนนี้เราสามารถใช้งานได้เพียงคนเดียวเท่านั้น การ Share ให้กับเพื่อนคนอื่นสามารถทำได้ 3 วิธีดังนี้

2.1. ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องด้านหน้า แล้วกดไอคอน Share ที่อยู่ด้านบน

2.2. คลิกขวาที่ชื่อเรื่องและทำการเลือกคำสั่ง Share

2.3. ทำการเปิดเอกสาร แล้วเลือกที่ปุ่ม Share ด้านขวามือ

3. การทำทั้ง 3 วิธีนี้จะมีหน้าต่างขึ้นมา และให้เราเลือกสองอย่าง

as collaborators สำหรับให้เข้ามา เพิ่ม ลบ เปลี่ยนแปลงแก้ไขต่าง ๆ ได้
as viewers สำหรับเข้ามาอ่านเอกสารเท่านัั้น

ทำการใส่ e-mail ที่ต้องการ แล้วกดปุ่ม Invite collaborators จะแสดงหน้าต่าง ส่ง e-mail ไปยังบุคคลที่เราต้องการ และให้เราใส่ Subject และ เนื้อหาที่ต้องการจะส่ง เมื่อใส่เรียบร้อยแล้วจึงกดปุ่ม send

4. ทางด้านขวามือ บริเวณหัวข้อ Collaborators จะมีรายชื่อขึ้นมาสองชื่อ คือ me (ตัวเรา) และอีกชื่อคือ คนที่เราเชิญเข้ามาให้จัดการกับเอกสารได้

คนที่ถูกเชิญ

1. จะมี e-mail ส่งเข้าไปยังบุคคลนั้น เมื่อเปิด e-mail แล้วจะมีลิงค์ให้คลิก ทำการคลิกลิงค์นั้น

2. คลิกที่ สร้างบัญชี เพื่อทำการลงทะเบียนและสร้าง Accout กับ Google Accounts

3. ใส่ e-mail และ password ที่ต้องการ เมื่อเรียบร้อยแ้้ล้วระบบจะทำการส่ง e-mail เพื่อให้เรายืนยันอีกครั้ง

4. เมื่อได้รับ e-mail แล้วทำการคลิกลิงค์ เพื่อยืนยันการใช้งาน Google Accounts จะแสดงหน้าต่างรับรองความถูกต้อง ทำการคลิกที่ คลิกที่นี่ เพื่อจัดการโปรไฟล์บัญชีของคุณ